Progettare una presentazione 3: i ritmi

Progettare una presentazione 3: i ritmi

Il ritmo, nella vita, regola praticamente tutto. Il battito cardiaco, il respiro, la veglia ed il sonno, lo scorrere delle ore, dei giorni degli anni e delle generazioni: tutto è ritmato secondo cadenze precise. Lo stress, i disagi e pure molte depressioni, sono causate dalle fasi aritmiche dell'esistenza, quelle cioè dove la nostra mente ed il nostro corpo faticano ad individuare il ritmo giusto dell'essere e del fare. Tutta la nostra vita è regolata sul presupposto ineluttabile che le cose si succedano con armonica ritmicità. L'imprevisto è spesso tale semplicemente perché "fuori tempo", scoordinato rispetto al ritmo naturale.

Il teatro, il cinema ed ovviamente la musica pongono una grande attenzione all'aspetto ritmico. Uno spettacolo teatrale deve, per essere efficace, individuare un ritmo di narrazione mutuato dai normali ritmi vitali. In fin dei conti assistere ad una vicenda su di un palcoscenico richiede lo stesso grado di concentrazione e di elaborazione mentale che ciascuno di noi adotterebbe nel vivere la stessa vicenda realmente. Spesso ciò che contraddistingue il teatro amatoriale o poco approfondito da quello professionale è proprio la cura del ritmo, la scansione della declamazione, la consapevolezza che i silenzi fanno parte della naturale dinamica comunicativa.

Come abbiamo già detto negli articoli precedenti dedicati alle presentazioni, fare il relatore è un po' come recitare su di un palcoscenico: il pubblico si aspetta di vivere empaticamente la stessa idea e la stessa emozione che vive il relatore. Impostare un corretto "ritmo" di presentazione è perciò fondamentale, pena il rischio di dare al pubblico una sensazione di ansia o, al contrario, di prolissità, ambedue nefaste per una corretta comunicazione.

Per un relatore la parola è come il pennello per un pittore o le gambe per un danzatore. La parola è il centro della comunicazione. Al modo con cui si parla va posta la massima attenzione.
Non è necessario frequentare un corso di recitazione, sebbene possa servire per chi intenda fare il "relatore" di professione. Alcune regole di recitazione teatrale sono tuttavia importanti e vale la pena farvi accenno.

Innanzi tutto è importante porre cura alla velocità con cui si parla. Normalmente la stragrande maggioranza delle persone parla troppo velocemente, spesso per abitudine (di un mo zio credo di essermi perso la metà delle parole che mi ha detto da che son nato), spesso per 'ansia di dovere dire tante cose, possibilmente senza perdere il "turno" nella discussione.
Davanti ad un pubblico il problema del "turno" non esiste: siamo noi e solo noi a decidere chi parla; il problema dell'ansia, se la presentazione è stata ben progettata, non dovrebbe porsi. Rimane da sconfiggere l'abitudine al parlare troppo velocemente. Questa abitudine va sconfitta con l'esercizio e la determinazione. Oltre tutto l'imparare a parlare lentamente è assai utile anche nella vita di tutti i giorni. Permette di pensare di più fra una parola e l'altra.

Non esistono manuali di velocità declamatoria, tuttavia qualche metodo ce lo si può inventare da se'.
Io, ad esempio, ho imparato a regolarmi nel parlare in pubblico studiando il modo con cui parlano i più autorevoli speaker giornalistici televisivi.
Provate a registrare un frammento tratto da un telegiornale. Ovviamente dovete registrare uno speaker che voi siate in grado di comprendere ottimamente, senza alcuna fatica.
Il passo successivo è trascrivere sommariamente il testo declamato dallo speaker (possibilmente una buona notizia) per poi sovrapporre la propria voce, tipo doppiatore, a quella dello speaker registrato.

Sarà sorprendente scoprire a quale folle velocità normalmente parliamo e quale sia invece la corretta velocità di declamazione. Col tempo ci si dovrà abituare a parlare esattamente alla velocità da speaker radiotelevisivi, i quali scandiscono parola per parola, respirano (in radio un po' meno), e si fanno capire.

Il problema della velocità non riguarda solo la declamazione ma anche il tempo dedicato ad ogni singolo concetto od osservazione.
Accade spesso, durante le presentazioni, che alcuni concetti importanti ma collaterali vengano accennati fugacemente. Il relatore "butta lì" una frase pensando che sia accessoria al discorso (magari una citazione o anche una battuta umoristica), e poi riprende immediatamente il filo del discorso senza lasciare il tempo necessario affinché il pubblico assimili completamente il senso della frase stessa.

In questo caso può essere utile assimilare il ritmo dei cabarettisti. Un cabarettista, del tipo di quelli divenuti famosi con la trasmissione Zelig, dedica ad ogni battuta che propone una tempistica precisa: introduce gli elementi che costituiscono la battuta stessa, rompe lo schema con qualche cosa che stimola la risata, e poi, elemento importante, promuove l'applauso, indispensabile per poter riprendere la scena con una nuova battuta.

Un relatore non può di certo cercare l'applauso, tuttavia dovrà, dopo una osservazione particolare, un aneddoto, una battuta, un elemento collaterale ma significativo, lasciare il tempo affinché il pubblico assimili totalmente l'elemento nuovo e si ridisponga a seguire il corso della presentazione. Le tecniche di "prender tempo" sono molte: anche un silenzio mentre si fa scorrere una slide può essere sufficiente. Altrimenti si può scorrere un attimo gli appunti, oppure bere un sorso d'acqua, oppure guardare l'orologio, oppure commentare brevemente col pubblico il nuovo elemento introdotto.

L'importante è non riprendere immediatamente a il tema principale o un nuovo argomento perché è certo che la mente del pubblico rimarrà per una quindicina di secondi a ripensare al nuovo elemento introdotto. Riuscire a creare uno spazio vuoto di dieci o quindici secondi non è difficilissimo.

Mi è capitato in questi giorni di assistere ad un master multimediale in gestione e strategia d'impresa. Il master è interessante ma chi parla, nei cd-rom, parla troppo velocemente e assomma grandi quantità di elementi a ritmi elevatissimi. Un cd-rom lo si può vedere e rivedere più volte, ma si può anche decidere di vederlo un'unica volta ed in questo caso, la strategia con cui è stato impostato formalmente il lavoro, non è delle più felici.
Sono certo che una maggior cura nel ritmo di presentazione, riducendolo all'essenziale, eliminando battutine ed esempi fin troppo elementari, e fornendo tutti gli elementi collaterali in documenti da consultarsi a parte, avrebbe dato al progetto un taglio più fruibile anche a chi non ama stare davanti al computer per ore e ore.

Anche le cosiddette "slides" devono essere esposte con il giusto ritmo. Regola numero uno: è la presentazione che stabilisce il ritmo delle slides e non viceversa. I relatori che voltano le spalle al pubblico e cominciano a far scorrere le slides commentandole non sono relatori ma guide turistiche mancate, sebbene anche le guide turistiche si stiano evolvendo.

Una diapositiva deve sempre seguire un concetto e mai il contrario. La ragione trova radici non solo nella prassi corretta di presentazione ma persino nel meccanismo fisiologico di memorizzazione umana.
L'utilità delle slides è quasi sempre quella di riassumere con una frase,un grafico o un disegno un concetto, rendendolo facilmente memorizzabile. La nostra memoria memorizza la frase per poi riuscire a ricostruire mentalmente il concetto. Esattamente come fa il relatore del tipo "guida turistica" il quale usa la diapositiva per richiamare alla memoria l'intero concetto che deve esporre.

Il pubblico, però, non conosce già il concetto a priori, come il relatore "guida turistica", a meno che non gli sia già stato esposto prima di presentargli la diapositiva (o la frase riassuntiva). Se il concetto è già stato esposto, l'elemento presente nella diapositiva diventerà la chiave di memorizzazione per ricordare l'intero concetto, altrimenti memorizzerà solo la chiave ma non il concetto.

Le slides non devono seguire da capo a fondo tutta la presentazione come fossero scenografia: si presentano quando servono; laddove invece la concentrazione del pubblico deve essere dedicata con attenzione alle vostre parole si deve proiettare un semplice "nero" che non distragga.

Infine due parole sulla durata di una presentazione. Anche in questo caso l'esperienza teatrale è assai utile. Ci sono delle tempistiche ormai super collaudate che è saggio adottare.

La presentazione ideale dura 90 minuti, senza intervallo. Per durate superiori si può prevedere un intervallo ogni 70 minuti, o meno. Un intervallo che duri meno di 15 minuti non è un intervallo.

L'alternarsi dei relatori o degli argomenti non conta ai fini della concentrazione. E' il tempo in cui si rimane seduti ad ascoltare che conta perciò evitate sedute fiume con 6 relatori che iniziano alle 9:30 e finiscono alle 12:30, a meno che non vogliate punire il vostro pubblico.

I bambini invece (perché può capitare di dover parlare a i bambini) non reggono più di 50 minuti: è una misura certificata...

Evitate di organizzare le vostre presentazioni subito dopo pranzo, a meno che non serviate caffè a litri. Le ore migliori sono la mezza mattina e dal mezzo pomeriggio in poi.

Infine, se la vostra voce non è abbastanza potente, usate un buon sistema di amplificazione.

Potrei parlare di molte altre cose, del tono della voce, dell'abito, delle luci, della disposizione del pubblico e dei luoghi più adatti per organizzare presentazioni.

Ma in questi tre articoli ho voluto limitarmi agli elementi indispensabili affinché una presentazione diventi autentica comunicazione.

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