Il Time management è argomento nuovo e antico allo stesso tempo. E' nuovo perché chiamato a rispondere alle necessità di organizzazione del proprio tempo in un epoca di frenesia collettiva; è antico perché da sempre l'uomo ha cercato di organizzare le cose da fare secondo il tempo e secondo le priorità. La differenza che propone il moderno Time management consiste nell'insegnare ad integrare nella propria attività di scheduling non solo il "quando" fare qualcosa, ma anche il "se" effettivamente va fatto quel qualcosa, il"chi" deve farlo, ed il "come"va fatto.
Il moderno "Time management" è utile a tutti: al manager come allo studente; all'operaio come all'artista.
Non rappresenta la magica soluzione per riuscire a far tutto in meno tempo, tuttavia può davvero insegnare a fare le cose giuste nel giusto tempo, e già questa non è conquista da poco per molti "stressati" della vita moderna.
Normalmente si decide cosa fare semplicemente seguendo l'ordine delle priorità che via via si succedono. Ho una conferenza domani? Quella è la priorità per l'oggi. Ho da consegnare un progetto per fine mese? Comincio a lavorarci un po' al giorno da oggi! Ho da discutere la laurea fra due anni? Comincio a mettere giù gli appunti da domani.
Apparentemente queste sono le decisioni più sagge, ma in realtà nessuno garantisce che cominciando oggi a lavorare ad un progetto che devo presentare a fine mese farò meglio che se comincio a lavorarci solo una settimana prima. E nemmeno è sicuro che lavorando ad una tesi per due anni otterrò molto di più che se ci lavoro solo per i tre mesi precedenti. D'altro canto ridursi oggi a preparare la conferenza di domani può diventare rischioso: il computer in tilt e le mie slides sono fregate.
La mia esperienza personale è che preparare una conferenza il giorno prima è rischioso, partendo tre giorni prima è corretto, partire un mese prima è inutile perché non saprò dire più cose e meglio di quelle che riesco a preparare da tre giorni prima.
Il primo passo che indicano le tecniche del Time management è di utilizzare la propria esperienza e la consapevolezza delle proprie capacità per scegliere i tempi corretti al fine di preparare qualunque cosa, dalla relazione, al concerto, al seminario, fino al pranzo di Natale.
In questo modo si possono regolare le priorità in maniera più corretta, evitando ciò che più disturba qualunque essere umano: perdere il proprio tempo in attività totalmente inutili.
Ma non sono solo le priorità a dover essere attentamente analizzate mentre si organizza il proprio tempo.
Le cose infatti possono essere ulteriormente classificate secondo un modello che sembra "l'uovo di colombo" ma che invece può davvero rivelarsi illuminante.
Si provi ad analizzare le cose da fare la prossima settimana classificandole in "prioritarie" ed "importanti".
Se una cosa è sia prioritaria che importante è inevitabile dover affrontarla subito, e senza indugi.
Se è solo prioritaria ma non è importante si può valutare la possibilità di delegarla a qualcun'altro, un collaboratore, un amico che ha un momento libero, la moglie o il marito che abbiano tempo disponibile. Se invece non è cosa delegabile bisogna disporre tempo per farla, magari ponendola ultima fra le priorità.
Se una cosa non è né prioritaria, né importante, forse non è nemmeno da fare, e sono molte le cose che infiliamo nei nostri calendari senza che in effetti abbiano una reale importanza. Spesso queste calendarizzazioni sono figlie del più classico degli errori: quello di non saper dire "no" quando è invece consigliabile farlo.
Dire un "no" con garbo e motivandolo sinceramente non ha mai offeso nessuno.
E' il dire "no" con scuse poco credibili o con stratagemmi "traversi" che indispone.
Certo, bisogna saper valutare attentamente se un invito a cena è davvero poco importante: le pubbliche relazioni sono talvolta autentiche occasioni di arricchimento, umano, culturale ed anche economico.
Ed è proprio sulle cose classificate come importanti che si concentra la maggior parte delle indicazioni del Time management. Se classifichiamo una cosa, un appuntamento, un incontro come importante, significa che riteniamo quella cosa o quell'incontro determinante per l'evoluzione di ciò che ci sta a cuore.
Ciò che è importante è in linea di principio in posizione più elevata di ciò che è prioritario, al di sotto solo di ciò che è importante e prioritario insieme.
Qualche esempio può essere utile.
Se fra le nostre priorità c'è la preparazione di una riunione per la prossima settimana, ma contemporaneamente sentiamo da qualche giorno uno strano calo di pressione, ciò che è importante (una visita dal dottore) è più impellente di ciò che riteniamo prioritario. Non sarebbe certo un bello spettacolo svenire di fronte ad altri dieci collaboratori.
Se imparare a "masticare" l'inglese è importante per la nostra carriera ma sentiamo prioritario il dovere di rimanere mezz'ora in più in ufficio per fare bella figura col capo, decidiamo di legare tutte le nostre speranze al capo invece che aprire al nostro futuro più alternative.
Se ci convinciamo che il lavoro debba essere prioritario rispetto a tutto, finanche a quel minimo di attenzione ai figli, rischiamo poi, un giorno, di dover seguire i figli con priorità perché ciò che era importante prima è diventato "prioritario ed importante". E quando una cosa importante diventa prioritaria è spesso foriera di sforzi maggiori e di risultati dubbi.
Se infine una qualche istituzione scolastico-educativa di vostro figlio ha il coraggio di fissare una riunione la domenica pomeriggio alle 14 e trenta (mi è appena capitato), e voi non passate una domenica con i vostri genitori da un mese, non fatevi nessuno scrupolo: andate dai vostri genitori. Chi organizza una riunione la domenica alle 14 è non è in tempo di guerra, deve studiare un po' di Time management!
Saper organizzare il proprio tempo valutando prima di tutto l'importanza delle cose, prima ancora che la loro priorità, ci consentirà di trovare assetti migliori oltre che tempo aggiuntivo da dedicare a più cose importanti, come qualche passeggiata a mente libera.
