Immaginiamo la situazione classica: una piccola aula con una decina di persone sedute, il videoproiettore nel centro, una scrivania con una lavagna ed il formatore, in piedi. Rispetto ad una classe di liceo ci sono solo due differenze: a sedere c'è una decina di persone invece che venti/venticinque, e nei licei non c'è il videoproiettore. Eppure quante cose abbiamo imparato a scuola, senza slide o proiezioni!
La filosofia, la matematica infinitesimale, l'informatica, addirittura la storia dell'arte. Ci bastava la forza evocativa dell'insegnante, capace di descriverci una villa del Palladio semplicemente raccontando. Ecco ciò che qualche volta dimenticano di fare i formatori: dimenticano di "raccontare".
La formazione professionale ha molte facce. Si può formare una persona a fare meglio il proprio lavoro, a rapportarsi meglio con i colleghi e con il pubblico, a conoscere adeguatamente un prodotto o semplicemente ad imparare un nuovo processo aziendale. In tutti i casi ciò che deve "passare" dal formatore all'uditore è una serie di elementi che vanno ad arricchire il patrimonio di conoscenze e di tecniche dell'allievo. Nei licei o nelle università vengono impartiti degli insegnamenti, e sta all'allievo recepirne e far proprio il contenuto. In una sessione di formazione, invece, il formatore ha come obiettivo il formare, cioè deve addestrare chi gli sta di fronte a fare meglio qualcosa; è pagato per questo. Se il contenuto non passa, cioè non c'è un tangibile arricchimento dell'uditorio, è sempre responsabilità del formatore.
Accettando questo presupposto iniziale è importante che il formatore svolga il suo lavoro monitorando con attenzione il risultato del suo operare, migliorando continuamente la sua tecnica e imparando a svestire i panni del sapiente per entrare nei vestiti più scomodi ma più allegri del comunicatore, cioè di chi ha come obiettivo principe far passare i temi che si propone di comunicare con la sicurezza che vengano percepiti.
E' curioso osservare come persone preparatissime si rivelino dei formatori mediocri. Mi è capitato di assistere a corsi dove al termine dicevo "ma quante cose sa questa persona…però non ho capito cosa voleva comunicarmi di preciso". Capita spesso con la formazione di prodotto, laddove il formatore si perde in una marea di disquisizioni, di tabelle, di slogan, di slides, di teorie di marketing, e poi si dimentica di spiegare nell'essenza quali siano le caratteristiche peculiari del prodotto. Questo accade perché il formatore non ha preparato e studiato un "copione" cioè una traccia precisa e solida di ciò che vuole comunicare.
Scrivere un copione teatrale, un romanzo, una canzone o un brano musicale classico presuppone l'adesione ad un canovaccio formale che si è assestato sin dall'antichità. Il novanta per cento di tutte le narrazioni testuali o musicali si avvale di una struttura formale "classica", la più adatta a raccontare o comunicare qualcosa.
C'è sempre una introduzione, che serve a preparare l'uditorio, il lettore o l'ascoltatore ad accogliere ciò che verrà dopo. Deve essere di misura contenuta e non può occupare la maggior parte del copione del formatore. Però ha una sua importanza perché ciò che si dice nell'introduzione rimane ben fisso nella mente dell'uditore. Nel blocco per appunti che tutti gli ascoltatori portano con loro durante la formazione, la maggior parte delle cose scritte riguarda due o tre punti colti durante l'introduzione. Poi molti ascoltatori si scocciano di prendere appunti limitandosi ad ascoltare. Però quelle due o tre cose scritte durante l'introduzione rimangono. Buona prassi è usare l'introduzione per far passare pochi concetti generali di grande importanza. Questi rimarranno quasi sempre nella memoria di chi ascolta.
Dopo l'introduzione il canovaccio classico prevede la presentazione dei personaggi, o dei temi musicali o, nel caso della formazione, dei concetti che rappresentano l'obiettivo formativo. Qui bisogna esporre con precisione, in maniera chiara e schematica, cosa si vuole far passare con quella sessione formativa. Se, ad esempio, si vuole presentare un prodotto, qui bisogna spiegarne le caratteristiche salienti, l'utilizzo; se si tratta di una presentazione commerciale si deve spiegarne il costo, la formazione di esso, le soluzioni di vendita ecc. Tutto ciò va detto in questa fase, in maniera chiara, senza commenti e approfondimenti. E' la base su cui si costruisce la fase successiva della sessione formativa, quella che nella struttura classica viene chiamata lo sviluppo.
Nella terza fase il formatore deve raccontare, cioè deve dare i contorni approfonditi a ciò che ha presentato nella fase precedente. Qui il formatore deve appassionare, deve sviscerare, deve coinvolgere l'uditorio, deve diventare istrione tanto da portare ad una situazione "esperienziale" l'uditorio che ha di fronte. Se ha presentato adeguatamente i prodotti nella fase precedente, potrà anche abbandonarsi a commenti, a slides, potrà persino sfoggiare la sua dialettica e la sua sapienza, perché l'ascoltatore saprà collocare ogni frase in combinazione con i concetti fondamentali già espressi. La ripetizione degli argomenti più e più volte ha una sua utilità, come avviene nelle canzoni, dove il tema viene ripetuto per fissarlo nella memoria dell'ascoltatore.
Ultima fase è la conclusione dove nella forma classica tutti i personaggi, i temi musicali o i concetti vengono ripetuti dando a ciascuno di loro un ruolo "risolutivo" . Molti formatori invece lasciano questa fase al caso, proponendo la formula "domande e risposte". La sezione interlocutoria deve invece far parte della fase precedente. Qui, nella conclusione, il formatore deve riepilogare i concetti fondamentali assestandoli nella mente dell'uditorio, brevemente ma con ordine. E' importante richiamare e riepilogare altrimenti è sicuro che il pubblico si catapulterà con la mente già fuori dall'aula.
All'interno di questo canovaccio si possono inventare variazioni ed eccezioni, ma tutto ciò va fatto con consapevolezza e programmazione.
Abbandonarsi al caso, davanti al pubblico, è sempre devastante, per il pubblico ma anche per il formatore.
